日々じゃーなる

日々の生活でおもったことをなんとなく、でも結構まじめに綴るブログです。 趣味は読書とビリヤード。仕事は音楽関係。

そろそろNotionを本格的に使い始めてみよう

なんでもかんでもできるNotion、というイメージが強いサービスですが、私が思うNotionの強みは、データベースです。

(メモだけなら、連携アプリが多いEvernoteの方がまだ上かなと思います)

 

データベースに関しては、これまで私はGoogleのスプレッドシート(以下、スプシ)を使っていました。

 

フィルターとソート機能、その表示保存機能を使って、データベースを運用していました。

 

ただ、そもそもスプシ、もといEXCELは表計算ソフトです。

関数を使った計算や、そのグラフ化には優れていますが、フィルターやソート機能の柔軟性は、Notionを使い始めると、やや劣っていると感じます。

 

Notionは、一つ一つのデータに「プロパティー」を設定、入力、設定していきます。

Notionの紹介では、「読書管理」を典型例であげているものが多いので、私の場合は楽曲管理を例に取ってみます。

 

まず、各データのタイトルは、楽曲のタイトルとし、その楽曲に対してどんなプロパティーが考えられるかをあげてみます。

  • アーティスト名
  • 作曲者
  • 作詞者
  • 編曲者
  • リリース日

また、私は実際に演奏することがあります。

演奏は、私のバンドのボーカルが歌うことになる(=カバー演奏)ことも考えると

  • 元曲の性別
  • 楽曲の原曲KEY
  • ボーカルに合わせたKEY
  • ギターのカポタストのフレット
  • カポタストをつけた状態でのKEY
  • テンポ
  • カバーかオリジナルか
  • 洋楽か邦楽か
  • コード譜
  • 歌詞の季節性

と、こういった要素があります。

 

最初は、これらをひたすら入力していくしかありません。

各プロパティーには、タイプがあります。

テキストや数字もありますが、セレクト(ドロップダウンリストに近い)やマルチセレクト(セレクトと似ているが、複数設定可能)、通貨、日付、URLなど、適切なタイプを設定すると、入力も運用も楽です。

 

例えば、洋楽か邦楽か、というプロパティーは二者択一なので、セレクトタイプ、コード譜は、コード譜を置いているDropbox内のファイルへの共有リンクを貼るため、URLタイプです。

KEYやカポ、歌詞の季節性も、セレクトタイプになりますね。

 

全部入力し終わったら、管理がとても楽になるのです。

 

まず、すべてを入力している状態でのビューを、Masterビューとしてビュー保存します。

これは、すべてのデータとそのプロパティーが表示されてる状態です。

このMasterビューを軸に、いろんなビューを設定、名前をつけて保存していくわけです。

 

例えば、演奏するためのセトリ作りで、女性ボーカルものだけを選ぶ場合は、フィルターで、元曲の性別をフィルタリングします。

 

このとき、作詞作曲編曲者名やリリース日は表示不要なので、非表示にします。

Notionはスマホで見ることもできますが、画面が小さいので、そのビューで不要な情報は非表示にしておいたほうが使い勝手が良いです。

 

フィルターや表示(or非表示)するプロパティーを選び終わったら、そのビューを別名で保存します。

ビューの保存名は「演奏/女性Vo」といったわかりやすい名前にするとよいですね。

 

一つのデータベースに対して、ビューはいくつでも設定できます。

プロパティーに絡むものであれば、柔軟にフィルター、ソートが可能なので、今年リリスされた曲だけとか、夏祭りで演奏するので、夏っぽい曲だけ、といったフィルタリング可能です。

 

フィルタをand、orでかけることもできます。

つまり、「女性ボーカルもの且つ夏の曲」といったフィルタリングをし、そのビューを「女性夏」というビュー名で保存することもできるわけです。

 

日付タイプのプロパティーを設定、入力している場合は、その日付が今日よりも過去なのか、未来なのか、今日から1週間以内の過去なのか未来なのか、といったフィルタリングも可能です。

 

楽曲管理ではあまりなさそうですが、仕事で提出しなければいけない書類の締切がある場合、提出締切日という日付タイプのプロパティーを作って、フィルタリングを「入力されている日付が今日より過去」とします。

このビューを「締め切り超え」という名前で保存しておけば、このビューには締切を超えた書類データのみが表示されるようになります。

 

このとき、提出を終えたものも表示されてしまいます。

そのため、締切日とは別に提出ステータスプロパティーをセレクトタイプで作り、選択肢に「未提出」「提出済み」を用意します。

そして、上で作った締め切り超えビューのフィルターに、提出ステータス未提出のみのフィルターとandにすれば、「未提出且つ締め切り超え」のデータ飲みが表示、となるわけです。

 

この柔軟性は、表計算の延長であるスプシやEXCELでは難しいでしょう。

(逆に、関数的な設定をNotionですることもできますが、こちらはスプシの方が上だと感じます)

 

 

これまでスプシで管理していたデータベースをNotionにインポートして、今後はNotionで管理する、といったことも出来ます。

csvでダウンロードしたファイルをNotionにインポート、という手順です、、、が

 

これは全然うまくいきません。

 

理由は2つ

  • csvファイルがうまく吐き出されてない
  • データが多すぎる

です。

 

csvファイルの吐き出しは、スプシの仕様の問題だと思うので、どうしようもありません。

また、データが多すぎてNotion側で「データが多すぎます」と出るのもNotion側の仕様なので、どうしようもありません。

 

スプシの画面から直接コピーし、Notionへの貼り付けも試しましたが、100行を超えるデータだとフリーズします。

 

ということで、しばらくは同時並行で運用、徐々に移行していこうと思っています。

 

この辺がデータベースをうまく使うコツです。

データやプロパティーに関して、そんなプロパティー必要?というものも、考えつくものはなんでも設定しておき、フィルターで非表示にしてつかう、というのが運用のデフォルトです。

 

ちなみに、データそのものには、各プロパティーの設定に加えて、ノートの様にテキストやリンクを入力することができます。

私は、ここに歌詞を入力しています。

これも、歌詞というURLタイプのプロパティーをつくっておき、予め歌詞ファイルを置いてあるDropbox内のファイルへの共有リンクを貼る、という方法もありだと思います。

 

コード譜や歌詞ファイルに関しては、ファイルタイプのプロパティーを設定し、そこにダイレクトにファイルをアップすることも可能ですが、オリジナルの場合、途中で歌詞を変更した、コードアレンジを変えた、といったことがあるので、編集をしたあとにNotionにアップしなおすのを忘れないようにリンクにしています。

(ファイルを編集して上書きしても、共有リンクは不変なので、リンク切れは起こりません)