データベースとしては、最近Notionが有名ですが、私はやっぱりスプレッドシート派です。
本当によくできていますよ。
フィルタ
まずはセル全体を選択した状態でフィルタを作成します。
すると、各列ごとにフィルタがかけられます。
セルの色、条件、値、テキスト内容などでフィルター。かなり自由自在です。
ちなみに、並び替えはデフォルトでできます。
入力規則
セル入力において、リストから選択させたり、カレンダーから選択させることも可能。
この規則に合わない入力をした場合に警告を出すこともできるので、表記ゆれ防止も可能です。
条件付き書式
例えば、締切超えたら文字を赤くする、特定の文字が入っていたらセルの色を変える、といったことが可能です。
シート/セルの保護
セルの保護とは、間違ってセルを編集しないようにすることです。
計算式の結果を特定のセルに返す、という関数を入力しているのに、そこに直接入力してしまうと、数式が消えてしまいますよね。
複雑な数式だと、かなり凹みます。
◆
これらを駆使すれば、かなりのデータを管理できます。
データベースとして使う場合の注意点もあります
セル入力の備考をセルに直接入力しない
例えば日付を入力しているセルに、テキストで「締め切り超えOK」みたいなことを書くと、そのセルの日付情報が消えて、データベース管理としてはあまりよくない状態になりますね。
そういう場合は、セルのコメントやメモ機能を使います。
コメントは、シートを共有している場合に、メモは一人で使う場合、といった具合でしょうか。
縦、横がいくら長くなっても、折り返さない
画面を一覧で見たいがために、表を2つ縦に（横に）ならべて作成なんかしちゃうと、フィルタ、ソート、選択などあらゆる面で困ります。
表示のカスタマイズは、あくまで表示方法のカスタマイズでおこないます。
フィルタや非表示、列・行の固定などを駆使すれば、かなり大きなデータベースでも見やすくなります。
古い体質の会社でプリントアウトが必要な場合は、データベースとは別のプリントアウト用のシートを作りましょう。
◆
しかし、こんな高機能なデータベース管理が無料で使えるってすごい時代ですよね・・・
ちなみに、良いデータベース作成の肝は、いかに電卓を使わずして入力できるか
、だと思います。
いますよね、パソコンの横に電卓をおいて計算し、それを入力していく人。
テンキーがないなら仕方ありませんが、テンキーあってスプレッドシート使っているのに、電卓使うのはメリットゼロです。
机の上が狭くなるのはもちろんですが、計算過程も見えないし、後で修正するの大変です。
